Czym jest wirtualne biuro i dlaczego warto je wybrać?

Historia biur wirtualnych sięga lat 60. XX wieku, jednak w formie znanej nam dzisiaj pojawiły się w połowie lat 90. w Stanach Zjednoczonych. Rozwiązanie to staje się coraz popularniejsze także w Europie, w tym i w Polsce.

Każda firma musi posiadać adres, pod którym zostanie zarejestrowana. W przypadku nowo powstających działalności może to przysporzyć wielu problemów. Nie każdy, szczególnie będąc na początku drogi, może pozwolić sobie na wynajęcie tradycyjnego lokalu. Częstą praktyką jest więc podawanie adresu domowego jako siedziby firmy. Jednak warto pamiętać, że adres zameldowania i zamieszkania nie są równoznaczne. W przypadku wynajmowania mieszkania, nie możemy użyć jego go do zarejestrowania działalności. Użycie adresu zameldowania też nie jest najlepszym rozwiązaniem, gdy znajduje się daleko od miejsca zamieszkania. Właśnie w takich sytuacjach warto zastanowić się nad skorzystaniem z usług biura wirtualnego.

Czym jest wirtualne biuro?

Firm oferujących usługi wirtualnego biura jest już w Polsce kilkaset. Powstają w odpowiedzi na duże zapotrzebowanie ze strony przedsiębiorców. Zakres ich działalności jest niezwykle szeroki, każdy więc znajdzie wersję idealnie wpisującą się w jego indywidualne potrzeby.

Podstawową usługą świadczoną przez wirtualne biura jest właśnie udostępnienie adresu do rejestracji działalności. Ponadto można skierować tam całą firmową korespondencję, o której nadejściu niezwłocznie poinformuje usługodawca. Jest to szczególnie ważne w przypadku pism urzędowych, które mają określony termin odpowiedzi. Wiele biur oferuje także możliwość skanowania i przesyłania korespondencji drogą elektroniczną, co umożliwia zdalne kontrolowanie spraw firmy. Rozwiązanie to przydaje się również w przypadku wyjazdu – daje gwarancję, że mimo nieobecności nie ominą nas żadne ważne wiadomości.

Nie tylko adres

Powstaje jednak coraz więcej miejsc, które oprócz adresu i obsługi korespondencji oferują całą gamę dodatkowych usług. Najczęściej są to miejsca udostępniające przestrzeń biurową. Mikrobiura czy sale konferencyjne można w nich wynajmować na godziny, zazwyczaj pomieszczenia te dostępne są całodobowo. Jest to opcja niezwykle wygodna, gdy nie mamy potrzeby posiadania biura na co dzień, jednak od czasu do czasu chcielibyśmy przeprowadzić spotkanie z klientami. Przestrzenie te znajdują się najczęściej w reprezentacyjnych budynkach w lokalizacjach z dobrym dojazdem. Ponadto nieraz zaskakują nowoczesnym wystrojem i komfortowymi rozwiązaniami.
Niejednokrotnie też miejsca te posiadają przestrzeń do tzw. coworkingu, czyli pracy wspólnej. Model ten stale zyskuje na popularności, szczególnie wśród osób pracujących zdalnie i freelancerów, którzy cenią sobie możliwość pracowania w przyjaznym miejscu wyposażonym w niezbędną infrastrukturę biurową.
W miejscach takich niejednokrotnie organizowane są także wydarzenia skierowane do klientów. Częstą praktyką jest organizowanie networkingu, czyli nieoficjalnych spotkań, podczas których w przyjaznej atmosferze można porozmawiać z innymi przedsiębiorcami, a co za tym idzie rozszerzyć swoją bazę kontaktów biznesowych. popularne jest również prowadzenie szkoleń pomagających w prowadzeniu działalności, np. z księgowości, prawa czy marketingu.

Dlaczego warto wybrać wirtualne biuro?

Nie wszystkie firmy, w których możemy skorzystać z usług wirtualnego biura oferują wspomniane wcześniej dodatkowe rozwiązania. Jednak koszty użytkowania są bardzo zbliżone w większości z nich, dlatego warto wybrać taką, która proponuje dodatkowe benefity. Korzystanie z adresu wirtualnego niesie za sobą wiele korzyści:

  • Niewątpliwą zaletą jest stosunkowo niewielki koszt jego utrzymania. W porównaniu z wynajęciem tradycyjnej powierzchni biurowej jest on naprawdę znikomy – zaczyna się już od kilkudziesięciu złotych miesięcznie. Nic dziwnego, w końcu nie dotyczą nas koszty utrzymania infrastruktury i konserwacji powierzchni.
  • Wirtualne biuro gwarantuje elastyczność – możemy w dowolnej chwili do niego zajrzeć, by odebrać pocztę czy załatwić formalności.
  • Pozwala zarządzać firmą zdalnie – usługa wirtualnej korespondencji gwarantuje, że wszelkie dokumenty zobaczymy od razu po ich przybyciu, nie musimy nigdzie jeździć tylko w celu odebrania poczty.
  • Daje możliwość skorzystania z realnej przestrzeni biurowej – choć nie wszyscy przedsiębiorcy potrzebują takiego rozwiązania na co dzień, to prawie każdy raz na jakiś czas jest zmuszony przeprowadzić spotkania. Dzięki temu mogą one odbywać się pod adresem działalności, co pozytywnie wpływa na wizerunek firmy.