Coworking – zalety i wady współdzielenia biura. Na co zwrócić uwagę?

Nie jest Ci po drodze z tradycyjnym biurem, ale praca z kanapy czy w kawiarniach też do Ciebie nie przemawia? A może stawiasz pierwsze kroki we własnym biznesie i zależy Ci na niskich kosztach oraz elastyczności? Wszystkie drogi prowadzą do coworkingu, które szybko rośnie na popularności. Jak wygląda coworking w praktyce? Dla kogo to dobra opcja? Jakie są wady i zalety takiej formy pracy? Odpowiemy na te pytania i wprowadzimy Cię w świat coworkingu!

Coworking to inaczej współdzielenie biura i krótkoterminowy wynajem wybranego rodzaju przestrzeni. Ten model zastępuje tradycyjnego biura o wysokich kosztach utrzymania i świetnie przyjmuje się w wielu miastach jako tańsza, bardziej atrakcyjna alternatywa dla wielu pracowników. Tę opcję często wybierają osoby, które odnajdują się w dynamicznym środowisku, cenią sobie wygodę i elastyczne warunki umowy.

Zalety coworkingu

✅ Elastyczny model

Pierwszym skojarzeniem z coworkingiem może być elastyczność, jaką oferuje taka forma. Krótkoterminowy wynajem biura jest o tyle wygodny, że dostosowuje się pod Twoją potrzebę. Na rynku panuje duża swoboda zarówno pod kątem rodzaju przestrzeni, jak i czasu wynajmu. Można zdecydować się na prywatne, przestronne biuro – ale także na pojedyncze biurko w otwartej przestrzeni. Kilkoosobowy zespół odnajdzie się w biurze serwisowanym, a na rozmowę z klientem można wynająć salę konferencyjną.

Ten sam schemat dotyczy czasu – przestrzeń można wynająć nawet na pojedyncze godziny lub podpisać umowę na kilka tygodni czy miesięcy. To warunki sprzyjające dynamicznym zespołom, a rozwiązania można na bieżąco polepszać, jeżeli wybrana forma okaże się nieodpowiednia.

Szukasz biura dla siebie? Sprawdź ofertę Biznes Zone.

✅ Networking

Współdzielenie przestrzeni sprzyja zawieraniu nowych kontaktów i łatwiej jest zadbać o networking. W coworkingu spotykają się pracownicy z różnych branży. Najczęściej z coworkingów korzystają freelancerzy skupieni na zleceniach dla zewnętrznych partnerów. To często osoby z branży marketingowej, konsultanci czy graficy. Przy samozatrudnieniu rozdzielenie życia zawodowego i prywatnego są szczególnie ważne, dlatego też freelancerzy należą do jednej z grup najczęściej spotykanych w współdzielonych biurach.

Kolejną grupą będą także pracownicy firm, którym nie opłaca się długoterminowy wynajem biura. Korporacje pracujące w trybie hybrydowym decydują się na coworkingi dla swoich zespołów w miejsce własnych biur, które byłyby użytkowane tylko przez część tygodnia. Na podobnej zasadzie działają start upy oraz mali przedsiębiorcy, którym zależy na obniżeniu kosztów najmu.

✅ Niskie koszty

Elastyczne możliwości coworkingu ułatwiają początki prowadzenia własnej firmy i obniżają ryzyko związane z wejściem na rynek. Wynajem na godziny lub miesięczny najem biura wirtualnego to koszt nawet kilkudziesięciu złotych. Kilkaset złotych czy kwoty bliżej tysiąca to może być już własne stanowisko lub prywatne biuro dla zespołu.

Coworking to przede wszystkim kontrolowane koszty. W ramach wynajmu przestrzeni dostępne są również inne usługi biurowe – sprzęt, wyposażone kuchnie, strefy ciszy czy relaksu, a często także obsługa korespondencji. W zależności od potrzeb znajdą się też bardziej sprofilowane przestrzenie, jak na przykład studia fotograficzne z dostępem do sprzętu specjalistycznego. Zawarcie tych usług w cenie najmu umożliwia dokładne zaplanowanie kosztów. To szczególnie istotne dla małych lub początkujących przedsiębiorców, którzy w ten sposób unikną niespodziewanych wydatków na sprzęt biurowy czy specjalistyczne wyposażenie.

✅ Sprofilowana przestrzeń

Istotną zaletą coworkingu jest również możliwość dostosowania przestrzeni do bieżących potrzeb. Wraz z rozwojem firmy można w szybkim tempie rozszerzyć zajmowaną przestrzeń. W przypadku sporadycznych spotkań z klientami lub przedstawiania pomysłu na nowy produkt przyda się jednorazowy dostęp do profesjonalnej sali konferencyjnej. Zasada działa również w drugą stronę – jeżeli tymczasowo zmienia się liczba pracowników, można zrezygnować z nadmiarowej przestrzeni.

Wynajęte biuro można też spersonalizować. Komfortowa przestrzeń to ta dostosowana pod potrzeby pracowników. Do biura, w którym planuje się dłuższy pobyt, można dodać więcej zieleni, poprawić oświetlenie czy zrobić przemeblowanie tak, aby wszystkim korzystającym było wygodnie. To często niewiele wymagające działania, które podniosą komfort pracy we współdzielonym biurze.

Szukasz pomysłów na wynajmowaną przestrzeń? Sprawdź, jak poprawić funkcjonalność i wygodę biura.

✅ Profesjonalizm

Finalnie, coworking zapewnia przestrzeń z atmosferą pracy. Niezależnie, czy będzie to prywatne biuro czy pojedyncze biurko, otoczenie zajmować będą osoby skupione na swoich zadaniach. Dla wielu osób praca zdalna z domu czy funkcjonowanie w przeludnionym tradycyjnym biurze to okazja do rozproszeń. Coworking potrafi motywować do wykonywania zadań i podnosić efektywność, nawet jeżeli w przestrzeni znajdują się inni pracownicy.

Nastawienie na pracę i profesjonalizm ma duże znaczenie przy balansowaniu życia zawodowego i prywatnego. Niejeden pracownik na home office łatwo rozprasza się przez kolejne obowiązki domowe, które szczególnie rzucają się w oczy w godzinach pracy. Wspólna przestrzeń to świetna alternatywa, króta samoczynnie wspiera produktywność – wystarczy, że wokół Ciebie znajdują się inni specjaliści skupieni na wykonaniu swojego zadania.

Wady

👉 Prywatność

Dla niektórych minusem coworkingu może być ograniczona prywatność. Przyzwyczajenie do pracy w kameralnym środowisku może sprawić, że trudniej będzie skupić się w pobliżu innych osób. Przy wyborze przestrzeni coworkingowej warto rozważyć, jak ważna będzie przestrzeń osobista. Biuro serwisowane dla całego zespołu może być lepszym rozwiązaniem niż wynajem pojedynczych biurek w otwartej przestrzeni. Kluczem do odpowiedniej decyzji będzie przemyślenie, która opcja będzie najlepszym dopasowaniem do osoby.

👉 Hałas

Duże znaczenie w przypadku współdzielenia przestrzeni ma również akustyka pomieszczenia. Hałas może być istotnym rozproszeniem dla wielu pracowników, a czasem wystarczy nawet krótka wymiana zdań, aby przeszkadzać innym pracownikom. Prostym rozwiązaniem może być wprowadzenie zasad w biurze lub zaopatrzenie się w słuchawki wytłumiające dźwięk. Warto też zwrócić uwagę, czy w danej przestrzeni znajduje się miejsce na chwilowe wyciszenie lub dedykowana strefa ciszy dla bardziej wymagających pracowników.

Przeszkadza Ci hałas w biurze? Sprawdź, jak uniknąć problemów z akustyką w pracy.

👉 Biurowa etykieta

Biurowa etykieta jest kolejnym elementem, na który trzeba zwrócić uwagę. Coworking charakteryzuje się dużą wymianą ludzi. Praca na otwartej przestrzeni i dzielenie części wspólnych z często zmieniającą się grupą ludzi może na początku wydawać się uciążliwa. Warto zadbać o reguły korzystania ze wspólnej kuchni czy stref relaksu w taki sposób, aby każdy pracownik czuł się komfortowo. Porządek, cisza i odpowiednia komunikacja to cenne elementy, o których należy pamiętać w każdym biurze.

👉 Plan dnia

Wiele coworkingów działa w modelu 24/7, ale nic dziwnego w tym, że z pewnością trafiają się godziny szczytu. Wiele osób preferuje pracę w godzinach porannych, co może skutkować większym zagęszczeniem w przestrzeni biurowej. Chociaż miejsca do pracy nie zabraknie, warto zastanowić się nad godzinami użytkowania. Jeżeli planujesz dzień pełen spotkań lub zależy Ci na koncentracji, weź pod uwagę też model pracy innych. Pracując we wspólnej przestrzeni, warto uważnie rozplanować dzień, tempo pracy, a nawet przerwy.

👉 Regulacje

Zasady funkcjonowania we współdzielonym biurze są ważne i potrzebne, ale mogą też utrudnić życie pracownika. Regulacje dotyczące aranżacji przestrzeni czy korzystania z części wspólnych mogą być narzucone w góry i nie zawsze być stuprocentowo dopasowane do pracowników. Decydując się na coworking warto zwrócić uwagę na komunikację, aby w biurze panowało spójne i przejrzyste zasady.

Coworking ma swoje plusy i minusy, ale to wciąż popularne rozwiązanie. Zastanów się, jaka przestrzeń będzie najlepsza dla Twojego biznesu i wykonaj pierwszy krok z Biznes Zone.