Jak przygotować firmę do przeprowadzki biura? 6 kroków

Przeprowadzka do nowego biura wydaje się skomplikowana, ale czy rzeczywiście tak jest? Jak zaplanować zmianę biura na nowe, aby wszystko przebiegało sprawnie i bezproblemowo? Przedstawiamy krok po kroku, jak przejść przez ten proces i porzucić stare, niewygodne biuro!

Zmiana biura nie musi być skomplikowaną, wielomiesięczną operacją. Co więcej, nie trzeba wcale przeprowadzać się z meblami, drukarkami i tonami dokumentów. Najważniejsze to przenieść pracowników do nowego miejsca. Jak uniknąć chaosu organizacyjnego przy zmianie biura na nowe? Można zdecydować się na przyjście “na gotowe” i na biuro serwisowane na wynajem biura, stawiając na przestrzeń gotową do użytku od piewszego dnia.

📌 Dowiedz się, co powinno mieć dobre biuro serwisowane.

Planowanie przeprowadzki biura – od czego zacząć?

👉 Określ potrzeby firmy

Pierwszym krokiem do przeprowadzki biura jest zastanowienie się, jakie są potrzeby firmy. Czy do zmiany biura motywuje wyłącznie przestrzeń? Powierzchnia biurowa to najbardziej oczywisty, ale nie jedyny motywator do przeprowadzki. Równie ważne są dodatkowe usługi, takie jak obsługa korespondencji czy dostęp do sal konferencyjnych. Warto zastanowić się, czego dokładnie potrzebuje firma.

👉 Wybierz biuro na wynajem

Następny etap często jest najbardziej czasochłonny, ponieważ wiąże się z poszukiwaniem odpowiedniego biura na wynajem. Pod uwagę trzeba wziąć budżet, lokalizację, opinię o dostawcy i wiele innych czynników. Potrafi to zniechęcić i odłożyć przeprowadzkę biura na później, jeśli przedsiębiorca nie trafia na odpowiednią ofertę wynajmu.

📌 Sprawdź 10 praktycznych wskazówek na wybór coworkingu.

👉 Podpisz umowę najmu

Podpisanie umowy najmu wydaje się wręcz zbyt oczywistym krokiem, by włączać go do poradnika. Tymczasem wciąż trzeba pamiętać o dokładnym przeczytaniu warunków, zwróceniu uwagi na szczegóły i brak ukrytych, dodatkowych opłat. Warto też spróbować negocjację umowy i zadać nurtujące pytania.

👉 Komunikuj się z zespołem

Ważnym krokiem jest również komunikacja z zespołem. Pracownicy powinni zawczasu dostać informację o planowanej przeprowadzce biura oraz o zmianie lokalizacji. Decyzja o zmianie biura na nowe może wpłynąć również na sam model pracy, na przykład za sprawą rosnącego zainteresowania pracą hybrydową. Do tego typu zmian warto przygotować się z wyprzedzeniem i w sposób transparentny.

📌 Sprawdź, co się bardziej opłaca – coworking czy własne biuro.

👉 Stwórz harmonogram

Aby przeprowadzka przebiegała sprawnie, niezbędna jest dobra organizacja. Harmonogram działania to ważny krok, który wymaga ustalenia deadline’u obecności w starym biurze. Wynajem biura serwisowanego gwarantuje natychmiastową gotowość do przeniesienia zespołu, ale taka informacja rzadko trafia do pracowników dzień przed przeprowadzką.

👉 Zaplanuj pierwsze dni w biurze

Pierwsze dni po przeprowadzce to z kolei czas na przyzwyczajenie się do nowej przestrzeni. Zadbaj o to, aby zespół poznał zasady korzystania z nowego biura i poczuł się w nim swobodnie. Warto zachęcić pracowników do korzystania z przestrzeni wspólnych, na przykład stref ciszy czy chill zone’ów w coworkingu.

📌 Szukasz biura dla firmy? Sprawdź ofertę Biznes Zone i znajdź biuro na miarę Twoich potrzeb!