Na te kwestie zwróć uwagę, zanim podpiszesz umowę najmu biura

Chcesz znaleźć biuro idealne, ale nie wiesz, od czego zacząć? Sprawdź, jakie kwestie warto wziąć pod uwagę przed podjęciem ostatecznej decyzji.

Znalezienie idealnego miejsca dla firmy to nie lada wyzwanie — z pozoru atrakcyjne lokalizacje odstraszają niejasnymi warunkami umowy, a te, na które nie zwróciłeś uwagi, okazują się być strzałem w dziesiątkę. Jeśli przebijanie się przez gąszcz ofert spędza Ci sen z powiek, a podjęcie decyzji odwlekasz już kolejny tydzień z rzędu, weź głęboki oddech i sprawdź, na co zwrócić uwagę w pierwszej kolejności.

Zweryfikuj warunki umowy, zanim ją podpiszesz

Chociaż podpisanie umowy najmu biura jest ostatnim etapem, budzi najwięcej wątpliwości. Co prawda nieuczciwe praktyki należą do przypadków bardzo rzadkich, jednak warto zachować ostrożność i dokładnie zweryfikować warunki umowy, którą podpisujesz.

Upewnij się, że zostały w niej zawarte:

• szczegółowe dane dotyczące obu stron umowy (pełne nazwy wynajmującego i najemcy, NIP, REGON lub numer działalności gospodarczej),
• informacje o przedmiocie umowy (opis lokalu, powierzchnia, rzut pomieszczenia, liczba stanowisk),
• wysokość czynszu, termin płatności i wysokość kaucji,
• cel najmu i przeznaczenie wynajmowanego lokalu,
• zasady korzystania z lokalu i innych powierzchni (np. aneksu kuchennego, stref relaksu),
• czas trwania umowy,
• zobowiązania najemcy i wynajmującego,
• zasady rozwiązania umowy.

Planując krótkoterminowy wynajem, zwróć szczególną uwagę na zapisy dotyczące czasu trwania umowy i warunków jej rozwiązania. Niska cena bardzo często wiąże się z długoterminowymi zobowiązaniami, na przykład koniecznością wynajęcia lokalu na kilka miesięcy.

Wybierz dobrze skomunikowaną okolicę

Wybór odpowiedniej lokalizacji jest kluczowy – nie tylko ze względu na prestiż, ale również komfort pracowników i kontrahentów. Przed podpisaniem umowy najmu biura upewnij się, że w pobliżu znajdują się przystanki komunikacji publicznej i trasy, które zapewniają sprawny dojazd samochodem. Pozornie atrakcyjne lokalizacje mogą okazać się gorzej skomunikowane, dlatego jeśli zależy Ci na komforcie pracowników, celuj w biura zlokalizowane w ścisłym centrum.

• Jeśli członkowie Twojego zespołu poruszają się głównie samochodem, upewnij się, że możliwe będzie wykupienie miejsc parkingowych.

Znajdź przestrzeń dopasowaną do potrzeb zespołu

Dobrze zaplanowana przestrzeń biurowa ma ogromny wpływ na wydajność pracowników – nie szukaj oszczędności w tym aspekcie. Warto zwrócić uwagę nie tylko na wymogi prawa, ale także na ergonomię biura. Nie chodzi jedynie o metraż, ale także układ pomieszczeń, dostęp do światła naturalnego i klimatyzacji. Jeśli Twój zespół będzie pracować w ciasnych, źle doświetlonych pomieszczeniach, szybko straci chęci do pracy i stanie się mniej wydajny.

• Według polskiego prawa na jednego pracownika powinno przypadać 13 metrów sześciennych wolnej objętości pomieszczenia i dwa metry wolnej powierzchni podłogi. Jeśli najemca proponuje Ci lokal w atrakcyjnej cenie, zweryfikuj, czy spełnia on te warunki.

Dowiedz się, jakie usługi są wliczone w cenę najmu

Cena najmu biura znacznie odbiega od rynkowej?
Nie zakładaj, że trafiłeś na wyjątkową okazję – może się okazać, że w czynsz nie zostały wliczone dodatkowe opłaty, na przykład za media czy sprzątanie. Jeśli masz wybór, staraj się unikać ofert, w których odpowiedzialność za kwestie związane z dodatkowymi usługami spoczywa na najemcy, gdyż narażasz się na nieprzewidywalne koszty i trudności w planowaniu budżetu.

Dokładnie analizuj warunki najmu biura, a przed podpisaniem umowy upewnij się, że wszystkie koszty są jasno określone. Na bieżąco porównuj oferty poszczególnych firm, aby znaleźć lokal, które spełni potrzeby Twojej firmy, nie narażając jej na nieoczekiwane wydatki.

Zwróć uwagę na wyposażenie i stan techniczny

Podczas rozmowy z najemcą zweryfikuj, czy budynek, w którym znajduje się biuro, jest w dobrym stanie technicznym i nie wymaga poważnych remontów czy modernizacji. Upewnij się, że systemy HVAC (ogrzewanie, wentylacja, klimatyzacja) oraz instalacje elektryczne działają sprawnie i są regularnie serwisowane.

Dowiedz się też, czy gabinet jest wyposażony w meble, i czy w razie potrzeby możesz skorzystać z obecnych na miejscu sprzętów biurowych (np. skanera). Zapytaj o dostęp do szybkiego Internetu i sal konferencyjnych.

Dokładna ocena stanu technicznego i wyposażenia biura pozwoli Ci uniknąć nieoczekiwanych problemów i kosztów w przyszłości oraz utwierdzi Cię w przekonaniu, że wybierasz nieruchomość, która sprosta potrzebom Twojej firmy i zapewni jej warunki sprzyjające efektywnej pracy.