Wirtualne biuro – wszystko, co musisz o nim wiedzieć

Zastanawiasz się nad wirtualnym biurem? Sprawdź, na czym polega ta usługa, kto może z niej skorzystać i jak wygląda to w świetle prawa.

Chociaż popularność wirtualnych biur rośnie, nadal wzbudzają one wiele wątpliwości – w szczególności wśród przedsiębiorców, którzy dopiero wkraczają na rynek. Wyjaśniamy, jak działają wirtualne biura, kto może z nich skorzystać i jak wygląda to ze strony prawnej.

Jak działa wirtualne biuro?

Biuro wirtualne umożliwia przedsiębiorcy zarejestrowanie firmy pod wybranym adresem bez konieczności fizycznej obecności w danym miejscu. Oznacza to, że najemca korzysta z wirtualnego adresu w obrocie prawnym i gospodarczym, ale nie prowadzi pod nim własnej działalności.

To rozwiązanie jest najchętniej wybierane przez przedsiębiorców, którzy:

✅ nie chcą, aby ich prywatny adres widniał w rejestrze CEIDG,

✅ nie posiadają własnej nieruchomości, a co za tym idzie — możliwości zarejestrowania firmy pod adresem domowym,

✅ często przebywają poza domem i nie są w stanie samodzielnie odbierać korespondencji przychodzącej.

W pakiecie wirtualnego biura otrzymują oni bowiem:

✅ fizyczny adres w atrakcyjnej lokalizacji, który może być używany w obrocie prawnym, gospodarczym oraz w celach marketingowych – np. na wizytówkach, ulotkach i stronie internetowej,

✅ obsługę korespondencji – obecni na miejscu pracownicy odbiorą, zarejestrują i zeskanują wszystkie przesyłki adresowane do danego przedsiębiorcy,

✅ infrastrukturę, w tym sale konferencyjne na wynajem w preferencyjnych cenach,

✅ dodatkowe pakiety usług prawnych, księgowych i marketingowych.

Korzyści, jakie zyskuje najemca adresu wirtualnego to przede wszystkim niższe koszty operacyjne (w porównaniu do tradycyjnego biura), możliwość korzystania z prestiżowego adresu bez konieczności fizycznej obecności oraz elastyczność w zarządzaniu działalnością.

Kto może skorzystać z usług wirtualnego biura?

Z wirtualnego biura może skorzystać każdy, jednak opcja ta jest najchętniej wybierana przez konkretne grupy osób, w tym:

✅ małe firmy i startupy, które dopiero rozpoczynają działalność i chciałyby korzystać z profesjonalnego adresu bez konieczności wynajmowania fizycznego biura,

✅ firmy wkraczające na rynek, które działają w modelu zdalnym,

✅ osoby pracujące jako freelancerzy (np. copywriterzy, projektanci graficzni czy programiści), którym zależy na prestiżowej lokalizacji,

✅ przedsiębiorstwa działające na rynku międzynarodowym, którym wirtualny adres może pomóc w tworzeniu lokalnych punktów kontaktowych (klienci nie muszą ponosić opłat związanych z wysyłką korespondencji poza granice kraju),

✅ przedsiębiorców prowadzących JDG, którzy chcieliby uzyskać profesjonalny adres i zlecić obsługę korespondencji firmie zewnętrznej,

✅ firmy poszukujące elastyczności, dla których ważna jest możliwość podpisania krótkoterminowej umowy.

Biuro wirtualne może być atrakcyjne dla wielu innych sytuacji i branż. Przed podjęciem decyzji warto dokładnie zrozumieć swoje potrzeby biznesowe i wybrać ofertę biura wirtualnego, która najlepiej pasuje do celów danego przedsiębiorstwa.

Czy wirtualne biuro jest legalne?

Wielu przedsiębiorców obawia się, że wirtualne biuro jest rozwiązaniem na granicy prawa. W praktyce nie istnieją żadne podstawy do obaw – zgodnie z opinią naczelnego Sądu Administracyjnego korzystanie z wirtualnych biur jest całkowicie legalne. W wyroku z 5 sierpnia 2014 r. sygn. akt II FSK 3549/13 NSA uznał on, że przedsiębiorcy wynajmujący wirtualne biura mają prawo do zarejestrowania firmy i uzyskania numeru identyfikacji podatkowej. Ponadto nie istnieje przepis, który pozwalałby na kontrolowanie, czy pod adresem firmy faktycznie znajduje się jej siedziba.

Wirtualne biura Biznes Zone

Wirtualne adresy oferowane przez Biznes Zone to prestiżowe lokalizacje, pod którymi znajdują się znane biurowce. Nie musisz więc martwić się problemami z doręczeniem korespondencji czy jakością obsługi – zapewniamy wysoki standard, ponieważ rozumiemy, jak ważne jest budowanie pozytywnego wizerunku od pierwszych dni istnienia przedsiębiorstwa.