Biuro i efektywność pracowników: co ma znaczenie?

Przestrzeń, w której funkcjonujemy, ma ogromny wpływ na samopoczucie, komfort, a przede wszystkim – produktywność. Nie inaczej jest w przypadku miejsca pracy. Co łączy biuro i efektywność pracowników? Jak przestrzeń biurowa pomaga – oraz przeszkadza – pracować efektywnie i komfortowo? Podpowiadamy, co wpływa na produktywność w biurze!

Większość czasu w ciągu dnia spędzamy w pracy, a ilości godzin w biurze ustępuje jedynie sen. Dlatego tak ważne jest zadbanie o komfort w przestrzeni biurowej. Tak jak dba się o estetykę i wygodę we własnym domu, warto również zadbać o podobne rozwiązania w miejscu pracy. Jak osiągnąć idealne połączenie biuro i efektywność?

📌 Sprawdź, dlaczego firmy wolą coworking od pracy zdalnej.

Biuro i efektywność: przestrzeń

✅ Nowoczesne przestrzenie

Nowoczesne biura stawiają na coraz bardziej różnorodne pomieszczenia. Już na etapie projektowania priorytetem stają się nie tylko przestrzenne open space czy biura serwisowane, ale też pomieszczenia wspierające dobrostan pracowników. W coworkingach najczęściej są to strefy relaksu. Często przyjmują one różne formy – od spokojnych pokoi z zielenią do wyciszenia się po pokoje gier z konsolami i automatami.

Pracownicy zyskują dostęp do różnych form odpoczynku, które dają im szanse do szybkiej regeneracji energii. Nieustanna wielogodzinna praca to nieuchronny spadek koncentracji. Kilkuminutowe przerwy na odpoczynek w odpowiedniej przestrzeni pozwalają więc lepiej zorganizować dzień pracy, aby maksymalnie wzmocnić produktywność i efekty pracy.

✅ Rozmieszczenie stanowisk

Biuro to jednak przede wszystkim miejsce do pracy, dlatego ogromny wpływ na efektywność pracowników wywiera rozmieszczenie stanowisk czy pomieszczeń w coworkingu. Open space wielu osobom wciąż kojarzy się z dziesiątkami biurek ustawionych blat w blat, ale wcale nie musi tak być. Warto zadbać o odpowiednią odległość od konkretnych stanowisk, aby pracownicy czuli komfort swojej przestrzeni osobistej i nie rozpraszali się sąsiadami.

Rozmieszczenie pomieszczeń w biurze czy coworkingu również ma znaczenie. Strefa relaksu powinna znajdować się z dala od open space, podobnie jak sale konferencyjne przeznaczone na spotkania. Biura serwisowane z kolei mogą być wyciszone, przez co mogą sąsiadować z open space. Warto też zadbać o równomierny dostęp do części wspólnych – kuchni czy przestrzeni na posiłki.

📌 Przeczytaj tekst i sprawdź, kiedy warto wybrać open space.

✅ Ergonomia

Biuro i efektywność zależą także od ergonomii i codziennej wygody pracowników. Ergonomiczne meble, takie jak regulowane fotele czy duże biurka to absolutna podstawa pracy biurowej. Skupienie na zadaniu łatwo burzy niewygoda, ból kręgosłupa czy mięśni. Ergonomia z kolei pomaga odciąć te nieprzyjemne bodźce, a do tego korzystnie wpływa na zdrowie – i tak bardziej narażone w siedzącym trybie życia.

Dobrym rozwiązaniem są też ergonomiczne akcesoria, takie jak regulowane podstawki pod laptopa, podnóżki pod biurka czy podpórki pod nadgarstki. To małe, ale przydatne akcesoria, które mają realny wpływ na wygodę, koncentrację i efektywną pracę w biurze.

✅ Temperatura, wentylacja, oświetlenie

Duże znaczenie dla efektywności pracowników ma także sam budynek. Nieodpowiednia temperatura potrafi skutecznie przekierować skupienie pracownika z zadania na szukanie sposobów, jak się ogrzać lub ochłodzić. Równie ważna jest wentylacja pomieszcznia, zadbanie o świeżość powietrza i odpowiednie wietrzenie pomieszczeń – co na przykład nie jest możliwe tradycyjnym sposobem na najwyższych piętrach biurowców.

Najważniejszym z tych trzech elementów jest jednak oświetlenie. Najlepiej zadbać, aby pracownicy mieli do wyboru różne opcje światła, takie jak górne oświetlenie lub lampki z regulacją jasności na biurko. Światło jest szczególnie ważne z powodu ciągłego nadwyrężania wzroku ekranami komputerów.

📌 Poznaj 10 najlepszych akcesoriów do biura na wynajem.

✅ Strefy ciszy

Nieodłącznym elementem biura są też naturalne dźwięki – gwar rozmów, telefonów, klawiatur, czy nawet robienia kawy w ekspresie. Dlatego warto zadbać o przestrzeń, z której mogą skorzystać pracownicy przytłoczeni hałasem lub po prostu szukający skupienia.

Dedykowane strefy ciszy można stworzyć dzięki wytłumionym kabinom na rozmowy i spotkania lub dźwiękoszczelnym pomieszczeniom. Pozwala to na chwilowe wycofanie się z dynamicznego życia biura, co daje pracownikom chwilę oddechu na ponowne zebranie koncentracji.

Biuro i efektywność: organizacja

☑️ Slot na spotkania

Kultura organizacyjna także wpływa na efektywność pracowników, ponieważ wpływa na ich indywidualne planowanie działań i wykonywania zadań. Jednym z rozwiązań, które pomagają zadbać o produktywność, jest wyznaczenie slotu godzinowego przeznaczonego na spotkania.

Zamiast poszatkowania dnia na odbywanie spotkań, które wybijają z normalnego rytmu pracy, warto zastosować konkretny plan. Przykładowo, wszystkie spotkania mogą odbywać się w porach przedpołudniowych, kiedy pracownicy są stosunkowo wypoczęci i mają energię do pracy. Takie bloki pomogą również zadbać o głębokie skupienie na jednym zadaniu, zamiast częstych zmian pomiędzy spotkaniami i pracą własną.

📌 Poznaj 10 sposobów na radzenie sobie ze stresem w pracy.

☑️ Zaplanowany odpoczynek

Uporządkowanie rytmu dnia daje także pracownikom okazję na zaplanowanie odpoczynku, chwili na aktywność czy zjedzenie ciepłego posiłku. Mają pewność, że nie wyskoczy im niespodziewane spotkanie czy rozmowa, która uniemożliwi im chwilę oddechu.

Co więcej, sama przestrzeń biurowa sprzyja tym potrzebom. Jeżeli pracownicy mogą spokojnie się posilić, odpocząć i zregenerować bez konieczności opuszczania siedziby firmy, pozwala im to zaoszczędzić czas i energię. Dzięki temu będą pracować efektywniej i w poczuciu komfortu zamiast w chaosie organizacyjnym.

☑️ Zajęcia relaksacyjne i sportowe

Efektywność można wspomóc także poprzez zajęcia relaksacyjne i sportowe, które mogą odbywać się w biurze. To inwestycja w długotrwały dobrostan psychiczny pracowników, a jednocześnie sposób na budowanie pozytywnego wizerunku pracodawcy.

Aktywności związane z rozwojem pracowników dobrze wpływają na komfort i efektywność w pracy. Zajęcia radzenia sobie ze stresem, kontrola oddechu czy krótkie ćwiczenia to dobry sposób na aktywny relaks. Taka forma pozwala się odświeżyć i na nowo zebrać myśli z lepszą koncentracją.

☑️ Profesjonalna estetyka

Niedocenianą cechą biura, która wpływa na efektywność, jest jego ogólna estetyka. Jeżeli w biurze panuje profesjonalna atmosfera, a przestrzeń dobrze się prezentuje, pracownicy naturalnie dbają również o swój profesjonalizm. Starają się lepiej organizować pracę i maksymalnie wykorzystywać czas, aby nie sprawiać wrażenia “słabego ogniwa” profesjonalnego biura.

Jeżeli jednak przestrzeń biurowa wygląda byle jak, można odebrać to jako przyzwolenie na niestaranie się. To znak, że pracodawcy nie interesuje to, jak klienci i partnerzy przychodzący do biura odbierają firmę i jakie pierwsze wrażenie na ich wywiera. Ten brak jakości przekłada się więc na nieefektywną pracę.

📌 Szukasz miejsca, gdzie biuro i efektywność to jedno? Sprawdź biura na wynajem Biznes Zone!